Si vous pensez pouvoir résumer le rôle d'un gestionnaire immobilier en quelques lignes, c'est tout simplement impossible. Les gestionnaires immobiliers assument un large éventail de responsabilités, telles que l'interaction avec les locataires, les propriétaires et les employés. Il s'agit essentiellement d'une question de communication qui doit être coordonnée efficacement et de professionnalisme pour que toutes les parties soient satisfaites. Cela peut les aider à fidéliser leur clientèle et à favoriser leur croissance future sur un marché difficile.
En gros, la gestion immobilière ne se limite pas à l'immobilier. C'est tout autant une question de relations. Les gestionnaires immobiliers doivent suivre l'état de toutes les conversations et de toutes les transactions entre plusieurs locataires, propriétaires et candidats, en plus de gérer eux-mêmes les propriétés. Il s'agit d'un travail très urgent, exigeant beaucoup de contacts et très stressant. Une communication simple entre les clients et les gestionnaires immobiliers peut devenir chaotique si elle est gérée correctement. Par conséquent, une documentation appropriée est requise pour éviter les malentendus.
L'interaction humaine fait partie intégrante de la gestion immobilière, mais son ampleur détermine la marge d'erreur. Voici quelques exemples de tâches/processus difficiles à exécuter et sujets à des erreurs simplement en raison d'une intervention humaine complète, notamment la documentation des appels/courriels, une mauvaise coordination de la gestion des prospects, la sélection des locataires, l'inspection et les bons de travail de maintenance. Un outil de gestion des flux de travail est toujours nécessaire pour fonctionner en arrière-plan et garantir des flux de travail correctement intégrés.
Que sont les flux de travail déconnectés et comment cela affecte-t-il les activités immobilières ?
La plupart des entreprises immobilières optent pour différentes solutions logicielles pour gérer diverses tâches d'achat, de vente et de gestion de propriétés. Généralement, ces outils sont déconnectés car différentes équipes y travaillent à distance ou au même endroit. Les données peuvent être redondantes et dupliquées, ce qui entraîne une incohérence des données. Il n'y aura pas de ligne de mire directe sur le statut d'un prospect ni sur la capacité de suivre les progrès. L'utilisation de plusieurs systèmes signifie que les données peuvent ne pas être disponibles au moment et à l'endroit nécessaires. De plus, il n'y aura aucun moyen de gérer et de mesurer la performance. Par exemple, toute modification des données relatives à la construction n'est pas automatiquement mise à jour dans les autres systèmes de gestion immobilière, ce qui crée un énorme écart de données entre les équipes.
Certaines de ces erreurs peuvent vous coûter des centaines de dollars. De plus, les corriger demande du temps et des efforts à votre équipe, car chaque système est incomplet en lui-même manuellement. C'est pourquoi la plupart des gestionnaires immobiliers conservent leurs données immobilières dans Google Sheets. Les données sont en sécurité dans ces feuilles, mais elles ne contiennent pas d'informations. Le cas est similaire à celui qui utilise une sorte de logiciel de gestion immobilière hérité/ancien.
L'utilisation des données fournies dans les feuilles ou dans l'ancien logiciel est toujours manquante. En résumé, il n'existe pas de processus clair qui définisse si les informations doivent être envoyées aux clients, si elles doivent être envoyées par courrier électronique, ou quoi que ce soit d'autre !
Le scénario mentionné ci-dessus peut être décrit comme un flux de travail déconnecté. Le principal inconvénient des équipes déconnectées ou de l'ensemble du système est que si une tâche particulière nécessite 15 minutes, votre équipe peut prendre 2 heures pour la réaliser.
Des équipes, des tâches et des outils disjoints vous coûteront certainement de différentes manières :
Coût par rapport au capital
Cela entraînera une augmentation inutile des coûts directs d'exploitation et de maintenance de plusieurs applications. En outre, cela vous donnera une capacité limitée à améliorer et à automatiser les processus, ce qui entraînera des coûts indirects élevés.
Coût par rapport à l'efficacité: De multiples systèmes déconnectés nécessitent une collaboration non systématique importante, ce qui peut entraîner d'énormes pertes en termes de performances et faire perdre aux employés des heures consacrées à des tâches routinières et banales.
Coût pour les entreprises: Utilisation optimale et optimale des ressources compromise, impactant directement la croissance de l'entreprise, expérience incohérente des résidents et des parties prenantes, ce qui se traduit par une diminution des rétentions.
Alors, votre processus de prêt immobilier est-il spécialement conçu ou assemblé ? S'il est assemblé, utilisez-vous une solution logicielle intégrée ou un ensemble d'outils différent qui ne sont pas intégrés ? Faites-vous confiance à Excel et à d'autres applications pour combler les lacunes en matière d'analyse et de calcul de vos processus actuels ? Est-ce que vous gérez la plupart de vos tâches immobilières manuellement ? Est-il facilement évolutif ou non ? Vous pourriez rencontrer des centaines de questions similaires indiquant une profonde déconnexion de vos systèmes immobiliers.
Comment REDA contribue-t-il à améliorer les flux de travail déconnectés ?
REDA est un système numérique centralisé conçu pour faciliter la configuration, la mise en œuvre et le suivi de vos flux de travail. Ci-dessous, nous avons brièvement discuté de chacune de ces étapes que vous pouvez gérer à l'aide de REDA : Le meilleur logiciel de gestion immobilière.
- Configuration: REDA propose différents outils pour vous aider à cartographier et à créer des flux de travail à partir de zéro. Des modèles prédéfinis et entièrement personnalisables sont également disponibles pour démarrer le processus.
- Exécution: Lorsque vous disposez d'un flux de travail documenté, REDA vous permet d'attribuer facilement des tâches et de faire équipe avec vos employés pour effectuer toutes vos tâches sans retards inutiles.
- Surveillance: Avec REDA, vos employés peuvent voir leurs tâches en cours et à venir, tandis que les gestionnaires immobiliers peuvent facilement avoir une « vue d'ensemble » de la progression du flux de travail. REDA permet également aux gestionnaires immobiliers de tirer parti des données en temps réel pour affiner et améliorer continuellement les processus de gestion immobilière.
L'intégration de REDA dans votre entreprise présente plusieurs avantages à court et à long terme.
Avantages à court terme de l'utilisation de REDA
- Les gestionnaires immobiliers, ainsi que les autres personnes responsables, sont informés des nouvelles tâches. Ils auront une vue centralisée de toutes les missions existantes et à venir à gérer.
- Les tâches sont systématiquement acheminées de manière appropriée dans l'ensemble de l'organisation.
- Les tâches redondantes peuvent être facilement reconnues et automatisées.
- Les tâches incomplètes peuvent être suivies à temps.
- Les gestionnaires immobiliers peuvent bénéficier d'une meilleure visibilité et d'une meilleure responsabilisation car ils peuvent avoir une vue d'ensemble des activités de travail au sein de leur équipe.
Avantages à long terme de l'utilisation de REDA
- Facile à mettre à l'échelle
- Allocation efficace des ressources
- Exploitez les indicateurs de performance en temps réel
- Plus de responsabilité et de transparence
- Flexibilité des processus
- Audit interne des flux de travail rapides pour une amélioration continue
- Atténuation des risques (moins d'erreurs humaines)
Vous devrez peut-être acheter le logiciel de gestion des flux de travail séparément et l'intégrer à votre système de gestion immobilière existant dans de nombreuses solutions logicielles de gestion immobilière. REDA fournit des flux de travail ouverts et intelligents intégrés qui permettent à vos équipes, à vos résidents et à vos parties prenantes de travailler comme ils le souhaitent. Les équipes distribuées, tant au sein qu'à l'extérieur de l'organisation, auront l'impression de faire partie d'une équipe soudée utilisant REDA. Cela les aidera à améliorer leur productivité, à accélérer l'innovation et à agir n'importe où.
Nos flux de communication personnalisables et flexibles vous permettent d'automatiser plus de 75 % des tâches de communication. L'automatisation des flux de travail et des processus REDA a aidé plusieurs gestionnaires immobiliers à superviser 150 % de propriétés supplémentaires. Cela s'est traduit par des économies de coûts directs de 1,20 million de dollars par an pour un seul ministère. Avec l'automatisation des communications REDA, vous pouvez économiser 1 heure/jour/employé, ce qui est ÉNORME ! Pour plus d'informations sur notre produit, n'hésitez pas à nous contacter !
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