Fluxos de trabalho desconectados no gerenciamento de propriedades - custo para negócios, capital e produtividade

Se você acha que pode resumir o papel de um gerente de propriedades em algumas linhas, é simplesmente impossível. Os gerentes de propriedades desempenham uma ampla gama de responsabilidades, como interação com inquilinos, proprietários e funcionários. Em essência, tudo gira em torno da comunicação, que precisa ser coordenada com eficiência e profissionalismo para manter todas as partes satisfeitas. Isso pode ajudá-los a estabelecer uma base de clientes fiéis e permitir o crescimento futuro em um mercado difícil.

Basicamente, o gerenciamento de propriedades não se trata apenas de imóveis. Tem muito a ver com relacionamentos. Os gerentes de propriedades precisam acompanhar todas as conversas e o status dos negócios entre vários inquilinos, proprietários e candidatos, além de gerenciar as próprias propriedades. É um trabalho de alta urgência, alto toque e alto estresse. A comunicação simples entre os clientes e os gerentes da propriedade pode se tornar caótica se tratada corretamente. Portanto, a documentação adequada é necessária para evitar falhas de comunicação.

A interação humana é parte integrante do gerenciamento de propriedades, mas sua extensão decide a margem de erros. Alguns exemplos de tarefas/processos difíceis de executar e propensos a erros devido à intervenção humana completa incluem documentação de chamadas/e-mails, coordenação deficiente do gerenciamento de leads, triagem de inquilinos, inspeção e ordens de serviço de manutenção. Sempre é necessário que uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho seja executada em segundo plano e garanta fluxos de trabalho adequadamente integrados.

O que são fluxos de trabalho desconectados e como isso afeta os negócios imobiliários?

A maioria das empresas imobiliárias opta por diferentes soluções de software para lidar com várias tarefas de compra, venda e gerenciamento de propriedades. Geralmente, essas ferramentas são desconectadas à medida que equipes diferentes trabalham nelas remotamente ou no mesmo local. Os dados podem ser redundantes e duplicados, resultando em inconsistência de dados. Não haverá uma visão direta do status de um lead ou da capacidade de acompanhar o progresso. Usar vários sistemas significa que os dados podem não estar disponíveis quando e onde forem necessários. Além disso, não haverá como gerenciar e medir o desempenho. Por exemplo, qualquer alteração nos dados de informações de construção não é atualizada automaticamente em outros sistemas de gerenciamento de propriedades, criando uma enorme lacuna de dados entre as equipes.

Alguns desses erros podem custar centenas de dólares. Além disso, consome o tempo e os esforços de sua equipe para corrigi-los, pois cada sistema é incompleto manualmente. É por isso que a maioria dos gerentes de propriedades mantém seus dados imobiliários nas planilhas do Google. Os dados estão seguros nessas planilhas, mas não têm as informações. O caso é semelhante aos que usam algum tipo de software de gerenciamento de propriedades legado/antigo.

O uso dos dados fornecidos nas planilhas ou no software antigo ainda está faltando. Resumindo, não há um fluxo de trabalho de processo claro definido se as informações precisam ser enviadas aos clientes ou enviadas por e-mail ou qualquer outra coisa!

O cenário mencionado acima pode ser descrito como um fluxo de trabalho desconectado. A maior desvantagem de equipes desconectadas ou de todo o sistema é que, se uma tarefa específica exigir 15 minutos para ser concluída, sua equipe poderá levar 2 horas para concluí-la.

Equipes, tarefas e ferramentas dissociadas definitivamente custaria a você de maneiras diferentes:

Custo em relação ao capital

Isso resultará em custos operacionais e de manutenção diretos desnecessários de vários aplicativos. Além disso, ele fornecerá a você uma capacidade limitada de aprimorar e automatizar processos, resultando em altos custos indiretos.

Custo e eficiência: Vários sistemas desconectados exigem uma colaboração não sistemática significativa, o que pode causar enormes ineficiências de desempenho que podem consumir horas dos funcionários para realizar tarefas rotineiras e rotineiras.

Custo para a empresa: O maior e melhor uso comprometido dos recursos, impactando diretamente o crescimento dos negócios, a experiência inconsistente dos residentes e das partes interessadas resulta em menores retenções.

Então, seu processo de empréstimo imobiliário é construído especificamente ou montado em conjunto? Se tudo estiver montado, você está usando uma solução de software integrada ou um conjunto diferente de ferramentas que não estão integradas? Você depende do Excel e de outros aplicativos para preencher lacunas na análise e nos cálculos em seus processos atuais? Você está lidando com a maioria das suas tarefas imobiliárias manualmente? É facilmente escalável ou não? Você pode se deparar com centenas de perguntas semelhantes que indicam uma profunda desconexão em seus sistemas imobiliários.

Como o REDA ajuda a melhorar os fluxos de trabalho desconectados?

O REDA é um sistema digital centralizado projetado para facilitar a configuração, implementação e monitoramento de seus fluxos de trabalho. Abaixo, discutimos brevemente cada uma dessas etapas que você pode gerenciar usando o REDA - O melhor software de gerenciamento de propriedades.

• Configuração: O REDA oferece ferramentas diferentes para ajudar você a mapear e criar fluxos de trabalho do zero. Modelos pré-fabricados e totalmente personalizáveis também estão disponíveis para iniciar o processo.
• Execução: Quando você tem um fluxo de trabalho documentado, o REDA permite que você atribua tarefas com facilidade e se junte a seus funcionários para realizar todos os seus trabalhos sem atrasos desnecessários.
• Monitoramento: Com o REDA, seus funcionários podem ver suas tarefas atuais e futuras, enquanto os gerentes de propriedades podem facilmente ver o “panorama geral” da progressão do fluxo de trabalho. O REDA também permite que os gerentes de propriedades aproveitem dados em tempo real para refinar e melhorar continuamente os processos de gerenciamento de propriedades.

Existem vários benefícios de curto e longo prazo em incorporar o REDA em seu negócio.

Benefícios de curto prazo do uso do REDA

• Os gerentes de propriedades, bem como outras pessoas responsáveis, recebem notificações sobre novas tarefas. Eles terão uma visão centralizada de todas as tarefas existentes e futuras para gerenciar.
• As tarefas são encaminhadas de forma consistente e adequada por toda a organização.
• As tarefas redundantes podem ser facilmente reconhecidas e automatizadas.
• Tarefas incompletas podem ser acompanhadas a tempo.
• Os gerentes de propriedades podem ter melhor visibilidade e responsabilidade, pois podem ver o “panorama geral” da atividade de trabalho em sua equipe.

Benefícios a longo prazo do uso do REDA

• Fácil de escalar
• Distribuição efetiva de recursos
• Aproveite as métricas de desempenho em tempo real
• Mais responsabilidade e transparência
• Flexibilidade do processo
• Auditoria interna de fluxos de trabalho rápidos para melhoria contínua
• Mitigação de riscos (menos erros humanos)

Talvez seja necessário comprar um software de fluxo de trabalho separadamente e integrá-lo ao seu sistema de gerenciamento de propriedades existente em muitas soluções de software de gerenciamento de propriedades. O REDA fornece fluxos de trabalho integrados abertos e inteligentes que permitem que suas equipes, residentes e partes interessadas trabalhem da maneira que quiserem. Equipes distribuídas, dentro e fora da organização, se sentirão parte de uma equipe coesa usando o REDA. Isso os ajudará a impulsionar a produtividade, acelerar a inovação e agir em qualquer lugar.

Nossos fluxos de trabalho de comunicação personalizáveis e flexíveis permitem automatizar mais de 75% das tarefas de comunicação. Os fluxos de trabalho e a automação de processos do REDA ajudaram vários gerentes de propriedades a supervisionar 150% mais propriedades. Isso resultou em uma economia direta de custos de $1,20 milhão por ano para apenas um departamento. Com a automação de comunicação REDA, você pode economizar 1 hora/dia/funcionário, o que é ENORME! Para mais informações sobre nosso produto, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco!