Estudo de caso:
JWB Gestão de propriedades e capital imobiliário
+ 21 mil horas de trabalho economizadas anualmente
O grande ponto de venda da centralização das operações na Salesforce e na REDA é o retorno sobre o investimento. Especialmente quando você investe tanto tempo e recursos, precisamos reconhecê-lo como um investimento que vale a pena, não como uma despesa. Crescemos cerca de 20% no ano passado e terminamos o ano com menos pessoas do que começamos o ano com. Isso se deve diretamente às coisas que foram implementadas por meio do REDA.
Mais de 4100 propriedades
Construção imobiliária e gestão de propriedades
Flórida
Mais de 4100 propriedades sob gestão
A JWB Property Management em Jacksonville, Flórida, vem construindo relacionamentos e mudando vidas em todo o mundo desde 2006. A missão da JWB é fazer a diferença na vida de cada pessoa que encontrar.
“Quero que a equipe opere com sua maior e melhor capacidade. O que consegui eliminar foram todas as tarefas rotineiras do administrador. Essas tarefas, em sua maioria, desapareceram.”
- Adam Rigel
DIRETOR FINANCEIRO
Visão geral
O caminho para a receita imobiliária é marcado por milhares de tarefas diárias que custam dinheiro, causam estresse e deixam espaço para erros. Mas não precisa ser assim. O setor depende há muito tempo de softwares antigos que perpetuam tarefas rotineiras e suprimem as aspirações de centralizar as operações.
Digite REDA. Um ecossistema de planejamento de recursos corporativos (ERP) baseado em nuvem e integrado ao Salesforce, o REDA conecta até o último “ponto”, otimizando, sincronizando e simplificando tarefas complexas tão abrangentes quanto contabilidade, inventário e CRM para facilitar e obter resultados além do que os gerentes de propriedades e desenvolvedores jamais imaginaram.
Ganhos imensos e visíveis com a centralização das operações com o REDA
A produtividade dos funcionários aumentou em média
250%
Economias anuais possibilitadas pelo processo REDA e fluxos de trabalho inteligentes
Mais de 2,5 milhões de dólares
Ampliação do portfólio e das operações (a partir de 2017)
20%
ROI sobre investimento em REDA & Services (YOY, 2017 em diante)
1210%
Operações sem papel
100%
O desafio
“A JWB dependia de 5 programas legados separados diariamente para fazer o negócio funcionar. Demoramos muito tempo para mover dados de um lugar para o outro, o que deixa muito espaço para erros. E, claro, qualquer coisa que mude faz com que todo o sistema quebre, e então você está constantemente tentando descobrir: “Como faço para resolver esse processo quebrado que está se movendo a jusante?”
Teríamos pessoas que fariam alterações em um sistema sem enviar uma atualização para outro departamento, o que causaria um problema em outro departamento. E há uma quantidade incrível de apontar o dedo quando as coisas dão errado. Ter 4100 casas sob gestão e mais de 1200 proprietários que temos. Então, você está afetando muitas pessoas, então, se não for perfeito, seus telefones tocarão até seus ouvidos sangrarem.”
Adam, CFO da JWB, resumiu os desafios com suas próprias palavras.
A abordagem
Reuniões de compreensão de requisitos e processos com os respectivos proprietários do processo definiram a jornada. A priorização da implementação dos módulos REDA foi feita considerando o tamanho das equipes. O objetivo era causar um impacto imediato na forma como os negócios da JWB são gerenciados e começar a simplificar as operações.
“O que diferencia o REDA dos outros é sua capacidade de se comunicar, funcionar e resolver problemas em ambos os lados da cerca. A REDA entende nossa linguagem de negócios e pode convertê-la em tecnologia, programação e desenvolvimento nos bastidores, no mais alto nível, sem nos atrapalhar. É impressionante, é muito impressionante”
-Richard Neel
Gerente de projeto
A solução
O engajamento começou em 2017. Os módulos de CRM, Locação e Aquisição foram implantados na Fase 1. As principais métricas de sucesso foram centralizar as operações de CRM para todos os setores e áreas de negócios, ou seja, capital imobiliário, clientes de gerenciamento de propriedades, investidores e proprietários.
Exibições sem contato, formulários de inscrição integrados, exames de inquilinos e fluxos de comunicação orientados pelo fluxo de trabalho omnicanal permitiram que os agentes de locação dobrassem o número de casas alugadas.
A Fase 2 foi focada na centralização dos módulos de Gerenciamento de Propriedades e Ordens de Serviço no REDA. As principais métricas de sucesso foram simplificar o gerenciamento de documentos/contratos, as funções de gerenciamento de propriedades, como renovações, despejos, rescisões, etc., e o gerenciamento de ordens de serviço. Um dos impactos diretos da implantação da Fase 2 foi que os gerentes de propriedades conseguiram gerenciar 2,5 vezes as propriedades antes da implementação do REDA.
O foco da Fase 3 foi implementar fluxos de trabalho contábeis e agilizar os processos bancários. As operações contábeis foram 95% automatizadas, incluindo reconciliação bancária e integração bancária direta para pagamentos. A JWB quase dobrou o número de propriedades sob gestão desde 2017, mas tem aproximadamente o mesmo número de funcionários.
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