عمليات سير العمل غير المتصلة في إدارة الممتلكات - التكلفة على الأعمال ورأس المال والإنتاجية

إذا كنت تعتقد أنه يمكنك تلخيص دور مدير الممتلكات في بضعة أسطر، فهذا ببساطة مستحيل. يؤدي مديرو العقارات مجموعة واسعة من المسؤوليات مثل التفاعل مع المستأجرين وأصحاب العقارات والموظفين. في الأساس، يتعلق الأمر كله بالتواصل الذي يحتاج إلى التنسيق بكفاءة واحترافية للحفاظ على رضا جميع الأطراف. يمكن أن تساعدهم في إنشاء قاعدة عملاء مخلصين وتمكين النمو المستقبلي في سوق صعبة.

في الأساس، لا تتعلق إدارة الممتلكات بالعقارات فقط. يتعلق الأمر بنفس القدر بالعلاقات. يجب على مديري العقارات تتبع جميع المحادثات وحالة الصفقات عبر العديد من المستأجرين والملاك والمتقدمين بصرف النظر عن إدارة العقارات بأنفسهم. إنه عمل شديد الإلحاح وعالي اللمسة وعالي الضغط. يمكن أن يصبح التواصل البسيط بين العملاء ومديري العقارات فوضويًا إذا تم التعامل معه بشكل صحيح. لذلك، يلزم التوثيق المناسب لتجنب سوء الفهم.

يعد التفاعل البشري جزءًا لا يتجزأ من إدارة الممتلكات، ولكن مداه يحدد هامش الأخطاء. تتضمن بعض الأمثلة على المهام/العمليات التي يصعب تنفيذها والمعرضة للخطأ فقط بسبب التدخل البشري الكامل توثيق المكالمات/رسائل البريد الإلكتروني، وضعف تنسيق إدارة العملاء المحتملين، وفحص المستأجر، والتفتيش، وأوامر أعمال الصيانة. هناك دائمًا حاجة إلى أداة إدارة سير العمل لتشغيلها في الخلفية وضمان سير العمل المتكامل بشكل صحيح.

ما هي تدفقات العمل غير المتصلة وكيف تؤثر على الأعمال العقارية؟

تختار معظم الشركات العقارية حلول برمجية مختلفة للتعامل مع مختلف مهام شراء وبيع وإدارة العقارات. بشكل عام، يتم فصل هذه الأدوات لأن الفرق المختلفة تعمل عليها عن بُعد أو في نفس الموقع. قد تكون البيانات زائدة عن الحاجة ومكررة، مما يؤدي إلى عدم تناسق البيانات. لن يكون هناك خط رؤية مباشر لحالة العميل المحتمل أو القدرة على تتبع التقدم. استخدام أنظمة متعددة يعني أن البيانات قد لا تكون متاحة عند الحاجة وأينما دعت الحاجة. علاوة على ذلك، لن تكون هناك طريقة لإدارة الأداء وقياسه. على سبيل المثال، لا يتم تحديث أي تغيير في بيانات معلومات البناء تلقائيًا في أنظمة إدارة الممتلكات الأخرى، مما يخلق فجوة بيانات ضخمة بين الفرق.

قد تكلفك بعض هذه الأخطاء مئات الدولارات. علاوة على ذلك، فإنه يستهلك وقت وجهود فريقك لتصحيحها لأن كل نظام غير مكتمل في حد ذاته يدويًا. لهذا السبب يحتفظ معظم مديري العقارات ببياناتهم العقارية في أوراق Google. البيانات آمنة في هذه الأوراق، ولكنها تفتقر إلى المعلومات. تشبه الحالة تلك التي تستخدم نوعًا من برامج إدارة الممتلكات القديمة/القديمة.

لا يزال استخدام البيانات المقدمة في الأوراق أو البرامج القديمة مفقودًا. باختصار، لا يوجد سير عمل واضح للعملية يحدد ما إذا كانت المعلومات بحاجة إلى إرسالها إلى العملاء أو يجب إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو أي شيء آخر!

يمكن وصف السيناريو المذكور أعلاه بأنه سير عمل غير متصل. أكبر عيوب الفرق المنفصلة أو النظام بأكمله هو أنه إذا كانت مهمة معينة تتطلب 15 دقيقة لإكمالها، فقد يستغرق فريقك ساعتين لإكمالها.

من المؤكد أن الفرق والمهام والأدوات المنفصلة ستكلفك بطرق مختلفة:

التكلفة إلى رأس المال

سيؤدي ذلك إلى ارتفاع تكاليف التشغيل والصيانة المباشرة غير الضرورية لتطبيقات متعددة. كما أنه سيوفر لك قدرة محدودة على إجراء تحسينات على العمليات والأتمتة، مما يؤدي إلى ارتفاع التكاليف غير المباشرة.

التكلفة إلى الكفاءة: تتطلب الأنظمة المتعددة غير المتصلة تعاونًا كبيرًا غير منتظم، مما قد يتسبب في أوجه قصور كبيرة في الأداء يمكن أن تستهلك ساعات عمل الموظفين لأداء المهام الروتينية العادية.

التكلفة على الأعمال: تعرض أعلى وأفضل استخدام للموارد للخطر مما يؤثر بشكل مباشر على نمو الأعمال، وعدم اتساق تجربة المقيمين وأصحاب المصلحة مما أدى إلى تقليل عمليات الاحتفاظ.

إذن، هل عملية الإقراض العقاري الخاصة بك مبنية لهذا الغرض أم مجمعة معًا؟ إذا تم تجميعها معًا، فهل تستخدم حلًا برمجيًا متكاملًا أو مجموعة مختلفة من الأدوات غير المدمجة؟ هل تعتمد على Excel والتطبيقات الأخرى لملء الفجوات في التحليل والحسابات في عملياتك الحالية؟ هل تتعامل مع معظم مهامك العقارية يدويًا؟ هل هي قابلة للتطوير بسهولة أم لا؟ قد تصادف مئات الأسئلة المماثلة التي تشير إلى انقطاع عميق في أنظمة العقارات الخاصة بك.

كيف تساعد REDA في تحسين سير العمل غير المتصل؟

REDA هو نظام رقمي مركزي مصمم لتسهيل إعداد وتنفيذ ومراقبة سير العمل. أدناه ناقشنا بإيجاز كل خطوة من هذه الخطوات التي يمكنك إدارتها باستخدام REDA - أفضل برامج إدارة الممتلكات.

• الإعداد: تقدم REDA أدوات مختلفة لمساعدتك على تخطيط وإنشاء عمليات سير العمل من البداية. تتوفر أيضًا قوالب مسبقة الصنع وقابلة للتخصيص بالكامل لبدء العملية.
• التنفيذ: عندما يكون لديك سير عمل موثق، يتيح لك REDA تعيين المهام بسهولة والعمل كفريق مع موظفيك لإنجاز جميع مهامك دون تأخير غير ضروري.
• المراقبة: باستخدام REDA، يمكن لموظفيك رؤية مهامهم الحالية والقادمة، بينما يمكن لمديري العقارات بسهولة تكوين «الصورة الكبيرة» لتقدم سير العمل. تسمح REDA أيضًا لمديري العقارات بالاستفادة من البيانات في الوقت الفعلي لتحسين عمليات إدارة الممتلكات وتحسينها باستمرار.

هناك العديد من الفوائد على المدى القريب والطويل لدمج REDA في عملك.

الفوائد على المدى القريب لاستخدام REDA

• يحصل مديرو العقارات، بالإضافة إلى الأشخاص المسؤولين الآخرين، على إخطار بالمهام الجديدة. سيكون لديهم رؤية مركزية لجميع المهام الحالية والقادمة لإدارتها.
• يتم توجيه المهام باستمرار بشكل مناسب في جميع أنحاء المؤسسة.
• يمكن التعرف على المهام الزائدة بسهولة وأتمتتها.
• يمكن متابعة المهام غير المكتملة في الوقت المحدد.
• يمكن لمديري العقارات الحصول على رؤية أفضل ومساءلة أفضل حيث يمكنهم رؤية «الصورة الكبيرة» لنشاط العمل في فريقهم.

الفوائد طويلة المدى لاستخدام REDA

• سهل القياس
• التخصيص الفعال للموارد
• استفد من مقاييس الأداء في الوقت الفعلي
• المزيد من المساءلة والشفافية
• مرونة العمليات
• تدقيق عمليات سير العمل السريعة داخليًا للتحسين المستمر
• تخفيف المخاطر (خطأ بشري أقل)

قد تحتاج إلى شراء برنامج سير العمل بشكل منفصل ودمجه في نظام إدارة الممتلكات الحالي في العديد من حلول برامج إدارة الممتلكات. يوفر REDA عمليات سير عمل ذكية ومفتوحة مدمجة تمكن فرقك والمقيمين وأصحاب المصلحة من العمل بالطريقة التي يريدونها. ستشعر الفرق الموزعة، داخل وخارج المنظمة، وكأنها جزء من فريق متماسك يستخدم REDA. سيساعدهم ذلك على زيادة الإنتاجية وتسريع الابتكار واتخاذ الإجراءات في أي مكان.

تتيح لك عمليات سير عمل الاتصالات القابلة للتخصيص والمرنة أتمتة أكثر من 75٪ من مهام الاتصال. ساعدت عمليات سير عمل REDA وأتمتة العمليات العديد من مديري العقارات على الإشراف على المزيد من العقارات بنسبة 150٪. وقد أدى ذلك إلى وفورات مباشرة في التكاليف قدرها 1.20 مليون دولار سنويًا لقسم واحد فقط. باستخدام أتمتة اتصالات REDA، يمكنك توفير ساعة واحدة/يوم/موظف، وهو أمر ضخم! لمزيد من المعلومات حول منتجاتنا، لا تتردد في الاتصال بنا!