Transformación digital: ¿Cómo pueden ayudar las operaciones empresariales sin papel con la solución REDA ERP?

Ya sea que esté preparado o no, la economía de la transformación digital ya está aquí y la fusión de la computación en nube y la movilidad ha provocado un auge digital. Dado que los consumidores pueden acceder a Internet desde varios dispositivos en cualquier momento, crean enormes cantidades de datos. LEA Bienes raíces de SalesForce El CRM es la solución más eficaz para digitalización de la administración de propiedades, eliminando el papel.

Por lo tanto, las organizaciones deben recopilar, administrar y aprovechar los datos de manera eficiente para tomar decisiones. Es posible empezar a eliminar los procedimientos en papel mediante la generación automática de PDF (para solicitudes, avisos y contratos de arrendamiento, por ejemplo) y con una colección de firmas electrónicas. Con un sistema ERP adecuado, se puede automatizar la creación y ejecución de documentos. Una firma digital en papel puede iniciar automáticamente un proceso, como la facturación o la asignación de las tareas posteriores a la firma de una organización. Las organizaciones que se han sometido a una transformación digital en la que la información o el material se pueden buscar, recuperar y recopilar rápidamente tienen procesos que son más fáciles de adoptar, más económicos y más ventajosos tanto para el personal como para la experiencia del cliente.

Veamos los 5 beneficios de esta transformación digital mediante el uso LEER CRM:

• Mayor eficiencia y productividad: Encontrar y comprender la información en segundos puede mejorar la productividad y la imagen de su empresa. En una época en la que la mayoría de las soluciones están a tan solo unas teclas de distancia, examinar montañas de papel lleva tiempo y reduce el tiempo de reacción.

• Ahorro de costes: Una de las principales justificaciones para dejar de usar papel es el costo del almacenamiento físico. Puede liberar una gran cantidad de espacio de almacenamiento y utilizarlo de otra forma más útil.

• Colaboración y mejora de la experiencia del cliente: La eliminación del papel mejora la capacidad de colaboración interna y externa. Puede firmar documentos electrónicamente sin esperar si tiene su consentimiento. Solo tienes que seguir adelante con un clic. Dedique menos tiempo y evite el estrés del papeleo.

• Precisión y seguridad de los datos mejoradas: Al limitar el acceso a cada archivo solo a determinadas personas, dejar de usar papel le ayudará a cumplir mejor con las nuevas normas de cumplimiento de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Es posible realizar múltiples copias de seguridad in situ y fuera de las instalaciones, y se ha mejorado la protección y la recuperación de los datos.

• Ecológicamente sólido: Es crucial tener en cuenta las ramificaciones comerciales de su efecto ambiental en la cultura actual de conciencia ambiental. La eliminación del papel minimiza la cantidad de valiosos recursos que utiliza su empresa. Además, esto mejora su reputación medioambiental ante los clientes y el público en general.

¿Qué significa dejar de usar papel?

La epidemia ha acelerado el desarrollo tecnológico que reducirá los costos y aumentará la producción. Dejar de usar papel es esencial para digitalizar el personal de la sala de correo. Si bien es posible que no todas las empresas puedan eliminar por completo el papel, una pequeña reducción se traducirá en ahorros de costos y en una mejora de la productividad. Estos son algunos de los beneficios que las organizaciones de todos los tamaños pueden obtener al dejar de usar papel.

• Mejor experiencia del cliente - La capacidad de los clientes de terminar los trabajos en cualquier momento, lugar y dispositivo, gracias al uso de documentos digitales, mejora la experiencia del cliente.

• Mayor productividad y acuerdo de nivel de servicio (SLA)) - La utilización de documentos digitales mejoraría el SLA y la productividad al reducir el tiempo de respuesta de los clientes de días a horas al eliminar todas las operaciones humanas.

• Integración perfecta - La mayoría de los sistemas de documentos digitales ofrecen una integración lista para usar con programas CRM conocidos. Con la ayuda de las API que proporcionan los productos de documentos digitales, la integración es posible incluso si su empresa emplea un programa personalizado de gestión de relaciones con los clientes.

• Se facilita la colaboración - La eliminación del papel también mejora la capacidad de colaboración interna y externa. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de archivos PDF o el llenado automático de formularios son dos técnicas que pueden acelerar el procesamiento y reducir el tiempo de procesamiento. El potencial de mejora continua Las organizaciones pueden detectar y corregir los cuellos de botella en los procesos utilizando los informes y las estadísticas que acompañan a los documentos digitales.

• Mejorado Seguridad y cumplimiento legal - Al dejar de usar papel, las empresas pueden cumplir con las nuevas leyes de cumplimiento de datos, por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), al limitar el acceso a todos los archivos solo a los usuarios designados. Además, se pueden realizar múltiples copias de seguridad in situ y fuera de las instalaciones, y se han mejorado las capacidades de recuperación y protección de datos. En varios países, incluidos los Estados Unidos, la Unión Europea, Australia, Canadá, Israel, Irlanda, China, Kuwait, India, etc., ahora se permiten los documentos digitales y las firmas electrónicas. La mayoría de los productos de documentos digitales cumplen con las normas COPPA, FERPA e HIPPA.

• Reduzca los costos operativos - Debido a que el uso de documentos digitales requiere menos o ningún trabajo humano, los costos operativos se reducen.

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A continuación se enumeran los principales impedimentos para la transformación digital:

• Recursos inadecuados: Debe estar preparado para un período inicial de incertidumbre al iniciar la transformación de una empresa, a medida que sus trabajadores aprendan a cambiar sus operaciones. Durante ese período, es probable que tengas recursos limitados, lo que significa que tendrás que decidir qué proyectos digitales harán que tu empresa sea un éxito. Demasiados proyectos digitales en curso provocan una interrupción en la comunicación departamental, lo que podría retrasar o impedir la implementación oportuna de iniciativas importantes. Con REDA, los nuevos empleados pueden ponerse al día más rápido si se sumergen inmediatamente en todos los aspectos de su objetivo estratégico inmobiliario.

• Adquisición en todos los niveles: Las organizaciones requieren la aceptación en todos los niveles para que los programas de transformación digital sean efectivos. El apoyo de los ejecutivos es esencial, pero se necesita más. Los turnos en toda la empresa necesitan la aceptación de los empleados para mantenerse, incluso si respaldan los esfuerzos de reforma. Los empleados solo pueden percibir los nuevos métodos de trabajo como soluciones para aumentar su productividad y simplificar sus tareas con un compromiso generalizado. Por lo tanto, los ejecutivos deben dar el ejemplo asumiendo sus transformaciones y adoptando las nuevas tecnologías como herramientas de productividad que hagan que el trabajo sea más accesible, y no como objetos brillantes que los distraigan de lo que importa: ofrecer valor a los consumidores.

• Selección de tecnología: La tecnología es uno de los obstáculos más frecuentes para la digitalización, pero no significa que debas rendirte y darte por vencido. Hay muchos desafíos en el camino hacia una transformación efectiva, pero puedes superarlos todos con una planificación cuidadosa y un pensamiento creativo. REDA ha demostrado ser el mejor CRM de administración de propiedades y ha ayudado a la transformación digital de la empresa.

• Comprensión de la solución ERP: La administración de propiedades es una industria desafiante y competitiva. Las soluciones automatizadas y fáciles de usar, como el software de administración de propiedades, son esenciales debido a la cantidad de datos que deben manejarse. El software ERP inmobiliario brinda a los profesionales de ventas y alquileres herramientas para ayudarlos en su trabajo diario. El software de administración de propiedades REDA ha sido un fiel asistente virtual a la hora de gestionar las diversas actividades y los datos exhaustivos que deben procesarse para que su actividad inmobiliaria sea lucrativa.

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Los componentes clave del ERP de administración de propiedades

Veamos las ventajas de implementar este tipo de software inmobiliario.

• Gestión de arrendamientos: La simplicidad que proporciona para gestionar los arrendamientos inmobiliarios es, sin duda, la belleza de utilizar este tipo de software. Al optar por el crm, la gestión del arrendamiento debe ser la prioridad. Puedes encontrar todos los detalles del arrendamiento en un solo lugar, incluidos los términos del arrendamiento, cuándo renovarlo, cuánto será el alquiler cada mes y otra información. Puedes acceder a esta información desde cualquier lugar con solo un clic.

• Creación y actualización de informes: REDA le permite editar, crear y comprobar piezas esenciales en cualquier etapa de su ciclo de gestión y obtener información detallada sobre el éxito de sus ventas gracias a sus funciones de base de datos. El desarrollo de la cartera de su empresa, las próximas tendencias del mercado en los próximos meses/días, las tareas que deben programarse y las necesidades de sus clientes de forma inmediata, gracias a un panel de control rico e ilustrativo.

• Mercadeo: Mercadeo se automatiza completamente al incorporar esta tecnología a su negocio; esta es una de las características sorprendentes del software REDA ERP que con frecuencia se pasa por alto. Gracias a la estructura de la base de datos, el software de administración de propiedades simplifica considerablemente el desarrollo y la planificación de las campañas de marketing. Puedes segregar a tu clientela en función de las ofertas de temporada, crear una plantilla de correo automatizada y enviar automáticamente el contenido a los sitios de listas. Además, la automatización de las tareas relacionadas con el marketing también te permite acumular datos pertinentes sobre la eficacia de tus campañas.

• Facturación: Esta es una característica crucial cuando se utiliza un software de administración de propiedades. Su solución de administración maneja todos los muchos componentes de facturación, incluida la creación de la cuenta de cliente, la facturación, los recibos de pago, los recordatorios de pago y la contabilidad adecuada.

Hay muchos más; discutimos las ventajas de usar un ERP en el sector inmobiliario; proporciona mayores barreras contra el fraude y ayuda a generar leads oportunamente. También ofrece actualizaciones en tiempo real de las solicitudes de mantenimiento.

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Cómo se integra una solución ERP de REDA con otras tecnologías empresariales

‍ La planificación de proyectos, los permisos gubernamentales, la selección del sitio, la planificación del presupuesto, la construcción, etc., son algunas de las complejidades que hay que abordar bien. Las soluciones ERP (planificación de recursos empresariales) pueden ofrecer oportunidades rentables y un conocimiento profundo de estas actividades. Los flujos de trabajo se vuelven más complejos cuando las empresas se expanden, ya que hay más personal y actividades, lo que lleva a un aumento de ambos. Las empresas del sector inmobiliario con presencia global requieren un sistema ERP que pueda agilizar los procedimientos, lo que aumenta la producción y las ganancias al trabajar en una o varias monedas simultáneamente.

• Acceso a la información en tiempo real: El mantenimiento de datos es una de las funciones esenciales de un sistema ERP. Además de tener en cuenta varios puntos de datos, el sistema actualiza la información en tiempo real e informa a todas las partes interesadas con prontitud. Evitar la duplicación de datos y, lo que es más importante, sincronizar las distintas operaciones de la empresa ayuda a tomar decisiones empresariales fundamentales.

• Ofrece información importante: La mayoría del software puede administrar datos, pero la capacidad de un sistema ERP para ofrecer informes dinámicos, personalizados y en tiempo real lo hace más valioso.

• Un sistema integral: Cuando una empresa aún se encuentra en sus primeras etapas, puede ser aceptable confiar en muchas herramientas para gestionar varios elementos del negocio. A medida que se expande, aumenta la necesidad de combinar todos los procesos bajo un mismo techo para poder gestionar las demandas y los procedimientos de una empresa en desarrollo.

• Automatización: Las diferentes facetas de la industria inmobiliaria, incluidas las finanzas, las ventas, los clientes potenciales, los alquileres, los proyectos y la ingeniería, están integradas por un sólido sistema ERP. Lo que solía requerir horas de trabajo humano ahora se puede terminar con un solo clic. El ahorro de tiempo y recursos aumenta inevitablemente la rentabilidad, que es el objetivo final de toda empresa.

El Sr. Adam Regel, director financiero y copropietario de JWB Property Management & Real Estate Capital, afirma que REDA es el mejor retorno de la inversión, ya que proporciona una operación centralizada. Actúa como una solución integral dentro de la fuerza de ventas. También añade que REDA no es un gasto sino una inversión que vale la pena. El año pasado crecimos alrededor de un 20% y terminamos el año con menos personas de las que empezamos directamente, gracias a las cosas que implementamos a través de REDA.

Su director de proyecto, Richard Neel, afirma: «Lo que diferencia de los demás es su capacidad para comunicarse, funcionar y resolver problemas en ambos lados de la valla. REDA entiende la jerga de nuestro negocio y puede convertirla en tecnología, programación y desarrollo entre bastidores al más alto nivel sin agobiarnos. Es impresionante; es muy impresionante».

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Veamos cómo les benefició:

En la fase 1, CRM inmobiliario comercial, se implementaron módulos de arrendamiento y adquisición. Las operaciones centralizadas de CRM para todos los sectores comerciales y verticales, incluidos el capital inmobiliario, los clientes de administración de propiedades, los inversores y los propietarios, fueron indicadores fundamentales de éxito.

Están alquilando que las agencias podrían alquilar el doble de casas debido a las presentaciones sin contacto, los formularios de solicitud integrados, las evaluaciones de inquilinos y los flujos de comunicación omnicanal impulsados por el flujo de trabajo.

Los módulos de administración de propiedades y órdenes de trabajo de REDA estuvieron ubicados centralmente durante En la fase 2- La gestión de las órdenes de trabajo, las renovaciones, los desalojos y otras tareas de administración de propiedades, así como la gestión del papeleo y los acuerdos, se simplificaron como indicadores clave de éxito. Con la instalación de REDA en fase 2, los administradores de propiedades administraron 2,5 veces más propiedades de las que podían antes de la instalación de REDA. En la fase 3, los objetivos principales eran implementar rutinas de contabilidad y racionalizar los procedimientos bancarios. Los procesos contables, incluida la conciliación bancaria y la vinculación bancaria directa para los pagos, estaban automatizados en un 95%. Desde 2017, JWB casi ha duplicado el número de propiedades administradas, aunque todavía emplea aproximadamente al mismo número de personas.

Conclusión

La instalación del software REDA ERP permite prescindir del papel y trabajar sin problemas sin perder ninguna actualización o buscar documentos aquí y allá. Es una solución sencilla de un solo paso para todas sus necesidades y las de sus clientes.