التحول الرقمي: كيف يمكن أن تساعد العمليات التجارية غير الورقية باستخدام حل REDA ERP؟

سواء كنت مستعدًا أم لا، فإن اقتصاد التحول الرقمي موجود هنا، وقد أدى اندماج الحوسبة السحابية والتنقل إلى ازدهار رقمي. نظرًا لأن المستهلكين يمكنهم الوصول إلى الإنترنت من أجهزة مختلفة في أي وقت، فإنهم ينشئون كميات هائلة من البيانات. رضا شركة ساليسفورس للعقارات CRM هو الحل الأكثر فعالية لـ رقمنة إدارة الممتلكات، والقضاء على الورق.

لذلك، يجب على المؤسسات جمع البيانات وإدارتها وتسخيرها بكفاءة لاتخاذ القرارات. يمكن البدء في التخلص من الإجراءات الورقية من خلال إنشاء PDF تلقائيًا (للتطبيقات والإشعارات وعقود الإيجار، على سبيل المثال) ومع مجموعة من التوقيعات الإلكترونية. باستخدام نظام ERP المناسب، يمكن إنشاء المستندات وتنفيذها تلقائيًا. يمكن للتوقيع الرقمي على الورق تشغيل عملية تلقائيًا، مثل إعداد الفواتير أو تعيين مهام ما بعد التوقيع للمؤسسة. تتمتع المؤسسات التي مرت بتحول رقمي حيث يمكن البحث عن المعلومات أو المواد واسترجاعها وتجميعها بسرعة بعمليات يسهل اعتمادها وأكثر اقتصادا وأكثر فائدة لكل من الموظفين وتجربة العملاء.

دعونا نتحقق من الفوائد الخمس لهذا التحول الرقمي باستخدام رضا CRM:

• زيادة الكفاءة والإنتاجية: يمكن أن يؤدي العثور على المعلومات وفهمها في ثوانٍ إلى تحسين إنتاجية وصورة عملك. في الوقت الذي تكون فيه معظم الحلول على بعد بضع ضغطات على المفاتيح، يستغرق غربلة جبال الورق وقتًا ويبطئ وقت رد الفعل.

• التوفير في التكاليف: واحدة من المبررات الرئيسية لعدم استخدام الورق هي تكلفة التخزين المادي. يمكنك تحرير قدر كبير من مساحة التخزين واستخدامها بطريقة أخرى أكثر فائدة.

• التعاون وتحسين تجربة العملاء: إن الاستغناء عن الورق يعزز قدرة التعاون الداخلية والخارجية. يمكنك توقيع المستندات إلكترونيًا دون انتظار إذا حصلت على موافقة. ما عليك سوى المضي قدمًا بنقرة واحدة. اقض وقتًا أقل وتجنب ضغوط الأعمال الورقية.

• تحسين دقة البيانات والأمان: من خلال قصر الوصول إلى كل ملف على أشخاص معينين فقط، فإن الاستغناء عن الورق سيساعدك على الامتثال بشكل أفضل للوائح الامتثال الجديدة للبيانات مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). يمكن إجراء نسخ احتياطية متعددة في الموقع وخارجه، كما تم تحسين حماية البيانات واستعادتها.

• سليم بيئيًا: يعد النظر في التداعيات التجارية لتأثيرك البيئي في ثقافة الوعي البيئي اليوم أمرًا بالغ الأهمية. إن الاستغناء عن الورق يقلل من عدد الموارد الثمينة التي تستخدمها شركتك. بالإضافة إلى ذلك، يعزز هذا سمعتك البيئية لدى العملاء وعامة الناس.

ماذا يعني الاستغناء عن الورق؟

لقد أدى الوباء إلى تسريع تطوير التكنولوجيا التي من شأنها خفض التكاليف وتعزيز الإنتاج. يعد الاستغناء عن الورق أمرًا ضروريًا لرقمنة موظفي غرفة البريد. على الرغم من أنه قد لا يكون من الممكن لكل شركة التخلص تمامًا من الورق، إلا أن التخفيض الطفيف سيؤدي إلى توفير التكاليف وتحسين الإنتاجية. فيما يلي بعض الفوائد التي يمكن أن تحصل عليها المؤسسات من جميع الأحجام من الاستغناء عن الورق.

• تجربة أفضل للعملاء - تعمل قدرة العملاء على إنهاء الأوراق في أي وقت وفي أي مكان وعلى أي جهاز، بفضل استخدام المستندات الرقمية، على تحسين تجربة العملاء.

• زيادة الإنتاجية واتفاقية مستوى الخدمة (SLA)) - سيؤدي استخدام المستندات الرقمية إلى تحسين اتفاقية مستوى الخدمة والإنتاجية عن طريق تقليل وقت استجابة العملاء من أيام إلى ساعات من خلال القضاء على جميع العمليات البشرية.

• تكامل سلس - توفر معظم أنظمة المستندات الرقمية تكاملاً جاهزًا مع برامج CRM المعروفة. بمساعدة واجهات برمجة التطبيقات التي توفرها منتجات المستندات الرقمية، يكون التكامل ممكنًا حتى إذا كانت شركتك تستخدم برنامجًا مخصصًا لإدارة علاقات العملاء.

• يتم تسهيل التعاون - يؤدي عدم استخدام الورق أيضًا إلى تحسين قدرتك على التعاون الداخلي والخارجي. يعد التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) لملفات PDF أو تعبئة النماذج الآلية طريقتين يمكنهما تسريع المعالجة وتقليل وقت المعالجة. يمكن لمؤسسات التحسين المستمر تحديد وإصلاح اختناقات العمليات باستخدام التقارير والإحصاءات المصاحبة للمستندات الرقمية.

• مُحسّن الأمان والامتثال القانوني - من خلال الاستغناء عن الورق، قد تمتثل الشركات لقوانين الامتثال الجديدة للبيانات، على سبيل المثال، اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، عن طريق تقييد الوصول إلى كل ملف للمستخدمين المعينين فقط. بالإضافة إلى ذلك، يمكن عمل نسخ احتياطية متعددة في الموقع وخارجه، كما تم تحسين إمكانات استعادة البيانات وحمايتها. في العديد من الدول، بما في ذلك الولايات المتحدة والاتحاد الأوروبي وأستراليا وكندا وإسرائيل وأيرلندا والصين والكويت والهند وغيرها، يُسمح الآن بالوثائق الرقمية والتوقيعات الإلكترونية. تتوافق معظم منتجات المستندات الرقمية مع لوائح COPPA و FERPA و HIPPA.

• خفض تكاليف التشغيل - نظرًا لأن استخدام المستندات الرقمية يتطلب عملاً بشريًا أقل أو معدومًا، يتم تقليل التكاليف التشغيلية.

‍

فيما يلي العوائق الرئيسية للتحول الرقمي المدرجة

• موارد غير كافية: يجب أن تكون مستعدًا لفترة مبكرة من عدم اليقين عند بدء تحول الشركة حيث يتعلم العاملون لديك كيفية تغيير عملياتهم. خلال هذه الفترة، من المحتمل أن تكون لديك موارد محدودة، مما يعني أنك ستحتاج إلى تحديد المشاريع الرقمية التي ستجعل شركتك ناجحة. يتسبب عدد كبير جدًا من المشاريع الرقمية الجارية في انهيار الاتصالات بين الإدارات، مما قد يؤخر أو يمنع تنفيذ المبادرات المهمة في الوقت المناسب. مع REDA، يمكن لأي موظف جديد أن يسرع إذا انغمس على الفور في كل جانب من جوانب هدفك الاستراتيجي العقاري.

• الشراء على كل مستوى: تتطلب المؤسسات المشاركة على جميع المستويات حتى تكون برامج التحول الرقمي فعالة. الدعم التنفيذي ضروري، ولكن هناك حاجة إلى المزيد. تحتاج نوبات العمل على مستوى الشركة إلى موافقة الموظفين لتستمر، حتى لو كانت تدعم جهود الإصلاح. يمكن للموظفين فقط إدراك أساليب العمل الجديدة كحلول لزيادة إنتاجيتهم وتبسيط واجباتهم بمشاركة واسعة النطاق. لذلك يجب على المديرين التنفيذيين أن يكونوا قدوة من خلال تبني تحولاتهم، واعتماد التكنولوجيا الجديدة كأدوات إنتاجية تجعل العمل أكثر سهولة - وليس كعناصر لامعة تشتت انتباههم عن الأمور المهمة: توفير القيمة للمستهلكين.

• اختيار التكنولوجيا: تعد التكنولوجيا واحدة من أكثر العقبات شيوعًا أمام الرقمنة، ولكن هذا لا يعني أنه يجب عليك الاستسلام والاستسلام. هناك العديد من التحديات في مسار التحول الفعال الخاص بك، ولكن يمكنك التغلب عليها جميعًا ببعض التخطيط الدقيق والتفكير الإبداعي. أثبتت REDA أنها أفضل CRM لإدارة الممتلكات وساعدت في التحول الرقمي للشركة.

• فهم حل ERP: إدارة الممتلكات هي صناعة صعبة وتنافسية. تعد الحلول الآلية سهلة الاستخدام، مثل برامج إدارة الممتلكات، ضرورية نظرًا لكمية البيانات التي يجب التعامل معها. يوفر برنامج ERP العقاري لمحترفي المبيعات والتأجير أدوات لمساعدتهم في عملهم اليومي. لقد كان برنامج REDA لإدارة الممتلكات مساعدًا افتراضيًا مخلصًا في إدارة الأنشطة المختلفة والبيانات الشاملة التي يجب معالجتها لجعل نشاطهم العقاري مربحًا.

‍

المكونات الرئيسية لإدارة الممتلكات ERP

دعونا نتحقق من مزايا تنفيذ هذا النوع من البرامج العقارية.

• إدارة التأجير: إن البساطة التي توفرها لإدارة عقود الإيجار العقارية هي بلا شك جمال استخدام مثل هذه البرامج. عند اختيار CRM، يجب أن تكون إدارة التأجير هي الأولوية. يمكنك العثور على جميع تفاصيل عقد الإيجار في مكان واحد، بما في ذلك شروط الإيجار، ومتى يتم تجديد عقد الإيجار، ومقدار الإيجار كل شهر، وغيرها من المعلومات. يمكنك الوصول إلى هذه المعلومات من أي مكان بنقرة واحدة فقط.

• إنشاء التقارير وتحديثها: يتيح لك REDA تحرير الأجزاء الأساسية وإنشائها والتحقق منها في أي مرحلة من مراحل دورة الإدارة الخاصة بك والحصول على معلومات مفصلة عن نجاح مبيعاتك بفضل وظائف قاعدة البيانات الخاصة بها. تطوير محفظة شركتك، والاتجاهات القادمة في السوق في الأشهر/الأيام القادمة، والمهام التي يجب جدولتها، واحتياجات عملائك على الفور، وذلك بفضل لوحة معلومات غنية وتوضيحية.

• التسويق: التسويق تصبح مؤتمتة بالكامل من خلال دمج هذه التكنولوجيا في عملك؛ هذه إحدى الميزات المدهشة لبرنامج REDA ERP التي يتم تجاهلها كثيرًا. نظرًا لهيكل قاعدة البيانات، فإن برنامج إدارة الممتلكات يبسط بشكل كبير تطوير وتخطيط حملات التسويق. يمكنك فصل عملائك اعتمادًا على العروض الموسمية، وإنشاء قالب بريد تلقائي، ودفع المحتوى تلقائيًا إلى مواقع القائمة. بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك أتمتة الواجبات المتعلقة بالتسويق أيضًا تجميع البيانات ذات الصلة بفعالية حملاتك.

• إصدار الفواتير: هذه ميزة مهمة عند استخدام برامج إدارة الممتلكات. يتعامل حل الإدارة الخاص بك مع جميع المكونات العديدة لـ الفواتير، بما في ذلك إنشاء حساب العميل والفواتير وإيصالات الدفع وتذكيرات الدفع والمحاسبة المناسبة.

هناك الكثير؛ نناقش مزايا استخدام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في العقارات؛ فهو يوفر حواجز أعلى للاحتيال ويساعد في توليد العملاء المحتملين في الوقت المناسب. كما يقدم تحديثات في الوقت الفعلي لطلبات الصيانة.

‍

كيف يتكامل حل REDA ERP مع تقنيات الأعمال الأخرى

‍ تخطيط المشروع، والأذونات الحكومية، واختيار الموقع، وتخطيط الميزانية، والبناء، وما إلى ذلك، هي بعض التعقيدات التي يجب معالجتها بشكل جيد. يمكن أن توفر حلول ERP (تخطيط موارد المؤسسات) فرصًا مربحة ومعرفة متعمقة بهذه الأنشطة. تصبح عمليات سير العمل أكثر تعقيدًا عندما تتوسع الشركات نظرًا لوجود المزيد من الموظفين والأنشطة، مما يؤدي إلى زيادة كليهما. تتطلب الشركات في صناعة العقارات ذات الوجود العالمي نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الذي يمكنه تبسيط الإجراءات، مما يعزز الإنتاج والأرباح من خلال العمل بأي عملة أو بعملات متعددة في وقت واحد.

• الوصول إلى المعلومات في الوقت الفعلي: تعد صيانة البيانات إحدى الوظائف الأساسية لنظام ERP. بالإضافة إلى السماح بنقاط البيانات المختلفة، يقوم النظام بتحديث المعلومات في الوقت الفعلي، وإبلاغ جميع أصحاب المصلحة على الفور. يساعد تجنب تكرار البيانات، والأهم من ذلك، مزامنة عمليات الشركة المختلفة في خيارات الأعمال الحيوية.

• يقدم رؤى مهمة: يمكن لمعظم البرامج إدارة البيانات، ولكن قدرة نظام ERP على تقديم تقارير ديناميكية وشخصية وفي الوقت الفعلي تجعله أكثر قيمة.

• نظام شامل: عندما لا تزال الشركة في مراحلها الأولى، قد يكون الاعتماد على العديد من الأدوات للتعامل مع عناصر مختلفة من الأعمال أمرًا مقبولًا. ومع توسعها، هناك حاجة متزايدة لدمج جميع العمليات تحت سقف واحد يمكنه التعامل مع متطلبات وإجراءات الشركة النامية.

• التشغيل الآلي: تتكامل الجوانب المختلفة لصناعة العقارات، بما في ذلك الشؤون المالية والمبيعات والعملاء المحتملين والإيجارات والمشاريع والهندسة، من خلال نظام ERP قوي. ما كان يستغرق ساعات من العمل البشري يمكن الآن الانتهاء منه بنقرة واحدة. إن توفير الوقت والموارد يعزز حتمًا الربحية، وهو الهدف النهائي لكل شركة.

يقول السيد آدم ريجل، المدير المالي والمالك المشارك لشركة JWB لإدارة الممتلكات ورأس المال العقاري، أن REDA هو أفضل عائد على الاستثمار لأنه يوفر عملية مركزية. إنه بمثابة حل شامل داخل فريق المبيعات. ويضيف أيضًا أن REDA ليست مصروفًا ولكنها استثمار مفيد. لقد حققنا نموًا بنحو 20٪ العام الماضي، وأنهينا العام بعدد أقل من الأشخاص مما بدأنا به مباشرة بسبب الأشياء التي تم تنفيذها من خلال REDA.

يقول مدير المشروع ريتشارد نيل: «ما يميز الآخرين هو قدرتهم على التواصل والعمل وحل المشكلات على جانبي السياج. تتفهم REDA لغة أعمالنا ويمكنها تحويلها إلى تقنية وبرمجة وتطوير خلف الكواليس على أعلى مستوى دون أن تعيقنا. إنه أمر مثير للإعجاب؛ إنه مثير للإعجاب للغاية.»

‍

دعونا نتحقق من كيفية الاستفادة منها:

في المرحلة 1، إدارة علاقات العملاء العقارية التجاريةتم تنفيذ وحدات التأجير والاقتناء. كانت عمليات CRM المركزية لجميع قطاعات الأعمال والقطاعات، بما في ذلك رأس المال العقاري وعملاء إدارة الممتلكات والمستثمرين والمالكين، مؤشرات نجاح حيوية.

إنهم يسمحون للوكالات بتأجير ضعف عدد المنازل بسبب العروض غير التلامسية، ونماذج الطلبات المتكاملة، وفحوصات المستأجرين، وتدفقات الاتصالات القائمة على سير العمل متعدد القنوات.

تم وضع وحدات إدارة الممتلكات وأوامر العمل في REDA في موقع مركزي خلال في المرحلة 2- تم تبسيط إدارة أوامر العمل والتجديدات وعمليات الإخلاء ومهام إدارة الممتلكات الأخرى، بالإضافة إلى إدارة الأوراق والاتفاقيات، كمؤشرات نجاح رئيسية، مع تثبيت المرحلة الثانية من REDA، تمكن مديرو العقارات من إدارة عقارات أكثر بمقدار 2.5 مرة مما كانوا يستطيعون قبل تثبيت REDA. في المرحلة 3, كانت الأهداف الأساسية هي تنفيذ إجراءات المحاسبة الروتينية و تبسيط الإجراءات المصرفية. كانت العمليات المحاسبية، بما في ذلك التسوية المصرفية والربط المصرفي المباشر للمدفوعات، مؤتمتة بنسبة 95٪. منذ عام 2017، ضاعفت JWB تقريبًا عدد العقارات الخاضعة للإدارة، على الرغم من أنها لا تزال توظف نفس العدد من الأشخاص.

الخاتمة

يتيح تثبيت برنامج REDA ERP للمرء الاستغناء عن الورق والعمل بسلاسة دون فقد أي تحديثات أو البحث عن المستندات هنا وهناك. إنه حل بسيط من خطوة واحدة لجميع احتياجاتك واحتياجات عميلك.